De privacyverklaring, ook in de zorgsector

Als je ondernemer bent in de zorg of de medische sector, dan heb je vast al gehoord van de nieuwe privacy wetgeving die op 25 mei 2018 van kracht is gegaan. Nog niet over gehoord? Lees dan ons artikel over de AVG. Onderdeel van de AVG is de privacyverklaring, jouw manier om je patiënten of cliënten te informeren over de manier waarop je met hun persoonsgegevens omgaat. Zorg- en Bemiddelingsbureau Witting helpt je hierbij.

Wat is precies een privacyverklaring en waarom is het nodig?
Je privacyverklaring is niet hetzelfde als je algemene voorwaarden. In de privacyverklaring communiceer je wat de rechten zijn van de verstrekker van persoonsgegevens en de voorwaarden die er aan verbonden zijn. Zeker in de zorg en de medische sector, waar privacy data een gevoelig karakter heeft, is het noodzakelijk om gegevens van jouw patiënt of cliënt te beschermen en hen goed te informeren.

Geldt het ook als ik ZZP'er in de zorg ben?
Ja, iedereen die op zekere wijze persoonsgegevens verzamelt is verplicht om een privacyverklaring op te nemen. Misschien heb je niet direct het idee dat dit op jou van toepassing is, maar bijna iedere ZZP’er of ondernemer verzamelt persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan het noteren van een afspraak in je agenda, contactgegevens in een (digitaal) adressenbestand of het archiveren van personeelsgegevens.

Wat moet er nu concreet in de privacyverklaring staan?

• De bedrijfsnaam van de onderneming en je contactgegevens.
• Het doel waarvoor je de gegevens van je klant, client of patient verzamelt. Zoals de overeenkomst of marketingdoeleinden.
• Termijn of duur. Hoelang je de gegevens verwacht te bewaren. Zolang de overeenkomst duurt of een X aantal maanden. Niet langer noodzakelijk.
• Wie er inzicht hebben in gegevens. Eventueel derden of externe partijen. Bevinden zij zich buiten de grenzen van de Europese wetgeving? (GDPR, Engelse term voor AVG).
• Vermelding van wettelijke of contractuele verplichtingen die verbonden zijn aan het verstrekken van persoonsgegevens en wat het gevolg is bij het niet verstrekken van gegevens. Wanneer iemand bijvoorbeeld een digitale brochure wil ontvangen is het noodzakelijk dat de ontvangen zijn/haar mailadres invult.
• Vermeld het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van gegevens. Hoe relevant is het wanneer er voor een digitale brochure ook om een telefoonnummer wordt gevraagd?
• Vermeld dat personen op ieder moment hun gegevens mogen inzien, laten rectificeren of verwijderen. Wil iemand niet meer in jouw bestand voorkomen, dan ben je verplicht gehoor te geven aan dit verzoek. Wat de reden ook is.
• Toestemming verleend door de verstrekker mag bovendien altijd weer ingetrokken worden. Dit kan op verschillende manieren, maar je bent verplicht de verstrekker hiervan op de hoogte te brengen in je verklaring. Een goed voorbeeld is de mogelijkheid tot 'opt out', het uitschrijven uit een nieuwsbriefbestand.
• Geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Dit houdt in dat persoonsgegevens op automatische wijze verzameld en gebruikt worden om voorspellingen te doen over (groepen) personen. Vermelden is verplicht om te voorkomen dat er op onethische wijze geprofileerd wordt.
• Vermeld het recht op het indienen van klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beknopt, transparant en in duidelijk taal geschreven. De privacyverklaring is:

• In begrijpelijke taal geschreven.
• Beknopt (korte zinnen).
• Concreet en eenvoudig.
• Juridisch correct. (Laat voor de zekerheid controleren door een jurist).
• Gemakkelijk bereikbaar. Laat hem fysiek ondertekenen door de client of patient en/of plaats hem zichtbaar op je website. Bijvoorbeeld middels een 'Pop-up' of op de contactpagina waar bezoekers hun persoonsgegevens achterlaten.

ZBW helpt je
Sinds 25 mei 2018 ben je verplicht om de regelgeving van de AVG na te leven. Stel dus snel jouw privacyverklaring op, want boetes kunnen hoog oplopen. Zorg- en Bemiddelingsbureau Witting helpt je hierbij. Wij begeleiden en bemiddelen professionals, ZZP'ers en bedrijven in de zorgsector. Wij delen onze kennis graag met je. Zo voorzien we iedere ZZP'er die zich bij ons aanmeldt van een eigen privacyverklaring.

Meld je snel aan!

Wil je weten welke stappen je nog meer moet ondernemen om goed voorbereid te zijn op de privacywet? Lees dan ook het artikel Ondernemers in de zorg en de AVG wet.